Kde ešte sa vo firmách stráca opakovaná práca

Dnes Tie isté otázky sa vracajú dokola. Pri každej treba nájsť zákazníka, dohľadať stav a napísať odpoveď — a kým sa to stihne, zákazník píše znova.

1. Prevezme systémSpozná, o ktorú objednávku ide, dohľadá aktuálny stav a zostaví odpoveď v tóne, ktorý si nastavíte.
2. Zostáva človekuNespokojný zákazník, sťažnosť, ústupok a všetko, čo má vplyv na vzťah alebo na peniaze.
3. Na konci jePripravená odpoveď na odoslanie a záznam požiadavky v prehľade.

Čo sa tým zmení: rutinné otázky prestanú zaberať celé dopoludnia a na ľudí zostanú tie, kde ich zákazník naozaj potrebuje.

Dnes Reklamácia sa rieši v e-maile. Lehoty stráži človek a opakované chyby sa nikde nesčítajú, takže sa nikdy nezistí, ktorý dodávateľ alebo výrobok ich spôsobuje.

1. Prevezme systémZaloží prípad, priradí ho k objednávke a dodávateľovi, ustráži lehotu a zaradí ho do štatistiky podľa príčiny.
2. Zostáva človekuUznanie alebo zamietnutie reklamácie, výška náhrady a rokovanie s dodávateľom.
3. Na konci jeZaložený prípad s termínom, podklad na rozhodnutie a prehľad, čo sa opakuje.

Čo sa tým zmení: lehota neprepadne a po pár mesiacoch je čierne na bielom, kde chyby naozaj vznikajú.

Dnes Ponuky sa prepisujú do tabuľky, aby sa dali porovnať. Pri troch dodávateľoch to ide, pri desiatich sa vyberá podľa toho, kto odpísal prvý.

1. Prevezme systémPrečíta ponuky, zjednotí názvy položiek, prepočíta ich na porovnateľné jednotky a doplní dopravu aj splatnosť.
2. Zostáva človekuVýber dodávateľa, rokovanie o cene a rozhodnutie o kvalite či spoľahlivosti.
3. Na konci jePorovnávacia tabuľka pripravená na rozhodnutie, nie tri PDF na prečítanie.

Čo sa tým zmení: porovnať sa oplatí aj vtedy, keď je ponúk desať. Rozdiel v nákupnej cene je pritom peniaz, ktorý sa nikde inde nezarába ľahšie.

Dnes Životopisy číta niekto medzi vlastnou prácou. Uchádzač čaká, odpoveď príde neskoro a firma stratí toho, kto by sedel.

1. Prevezme systémPrečíta životopisy bez ohľadu na formát, porovná ich s dohodnutými požiadavkami a pripraví zhrnutie aj otázky na telefonát.
2. Zostáva človekuVýber, rozhovor a rozhodnutie o prijatí. Posudzovanie človeka nepatrí stroju.
3. Na konci jeZoznam uchádzačov s podkladom na rozhodnutie a odpoveď pripravená pre všetkých ostatných.

Čo sa tým zmení: uchádzač dostane odpoveď v priebehu dňa, nie o týždeň. Pri obsadzovaní prevádzkových pozícií to býva rozdiel medzi náborom a ďalším inzerátom.

Dnes Ten istý obsah sa píše zakaždým odznova pre každý kanál. Časť produktov zostane bez popisu a v e-shope ich nikto nenájde.

1. Prevezme systémZ technických podkladov pripraví varianty pre e-shop, sociálne siete aj e-mail — podľa vášho tónu a formátu.
2. Zostáva človekuSchválenie, tvrdenia o produkte a všetko, za čo firma nesie zodpovednosť.
3. Na konci jePripravené texty na schválenie, nie prázdne políčka v katalógu.

Čo sa tým zmení: ponuka je kompletná aj vtedy, keď na to nie je vyhradený človek. Ekonomika je tu ale najmenej priamočiara — preto to nie je prvý krok.